?

Log in

No account? Create an account

Did. Создаю себе впечатления

English version: http://livethinkers.blogspot.com/


Previous Entry Share Next Entry
Документооборот
did


Очень важный вопрос. Почти везде используется единый сервер, где захламляется годами нужными и ненужными документами, в добавок присоединяются варианты и версии документов, а также идентичные копии одного документа в разных папках, плюс в личных папках исполнителей документов. Через год такой сервер превращается в очень плохо организованный и неудобный.
В обычных системах создается папка «название отдела» и туда закидываются все документы этого отдела, через какое-то время папка становится несоразмерной и неоперабельной. Частый поиск в таких объемах медленный и неудобный.

Намного рациональнее иметь систему проектов, к задачам которых прикрепляются документы ссылками. К проекту прикрепляются основополагающие документы, регламенты и т.д., которые могут быть полезны на нескольких задачах. Или результирующие документы (полученные свидетельства, подписанные договора и тд).
Сами документы хранятся на безопасном сервере, без возможности сохранения на нем документов напрямую, не через задачи.
Плюс еще один, вы сразу привязываете документы, которые сейчас решили создать или нашли, к будущим задачам, которые еще не поставлены. И не плодятся документы чье предназначение не понятно, а позже не можете вспомнить. Часто что куча найденных в Интернете документов сохраняется на потом, а позже либо забывается, либо забывается где это искать. Рационально.

Документы редактируемы участниками задачи в любой момент, надо только найти проект, далее задачу, далее ссылку на документ внутри задачи.

Автоматом решается проблема совместного доступа и его ограничения. Все кто может просмотреть документ, это потребители, исполнители и соучастники данной задачи. Т.е. если Вы имеете отношение к задаче -у вас доступ есть. Не имеете – нет. Это справедливо.
Картинки, общие документы для всех и т.д. должны находиться на корпоративном web-портале, а не в задачах.
Коллекции чужих документов извне также привязываются к задачам. Документы становятся видимы для других участников задачи, если надо.

В дополнение часто многие помнят период разработки документа. Обновляемые задачи, переносятся в рамках проекта, перенося ссылки на документы, в которых обновляют данные. Можно создавать новые документы на шаблонах старых. Тогда ссылки старых остаются в старых задачах, не плодя копий и не путаясь с текущими оригиналами. Последняя версия документа всегда прибита к задаче. Очень удобно.