did (did) wrote,
did
did

Документооборот



Очень важный вопрос. Почти везде используется единый сервер, где захламляется годами нужными и ненужными документами, в добавок присоединяются варианты и версии документов, а также идентичные копии одного документа в разных папках, плюс в личных папках исполнителей документов. Через год такой сервер превращается в очень плохо организованный и неудобный.
В обычных системах создается папка «название отдела» и туда закидываются все документы этого отдела, через какое-то время папка становится несоразмерной и неоперабельной. Частый поиск в таких объемах медленный и неудобный.

Намного рациональнее иметь систему проектов, к задачам которых прикрепляются документы ссылками. К проекту прикрепляются основополагающие документы, регламенты и т.д., которые могут быть полезны на нескольких задачах. Или результирующие документы (полученные свидетельства, подписанные договора и тд).
Сами документы хранятся на безопасном сервере, без возможности сохранения на нем документов напрямую, не через задачи.
Плюс еще один, вы сразу привязываете документы, которые сейчас решили создать или нашли, к будущим задачам, которые еще не поставлены. И не плодятся документы чье предназначение не понятно, а позже не можете вспомнить. Часто что куча найденных в Интернете документов сохраняется на потом, а позже либо забывается, либо забывается где это искать. Рационально.

Документы редактируемы участниками задачи в любой момент, надо только найти проект, далее задачу, далее ссылку на документ внутри задачи.

Автоматом решается проблема совместного доступа и его ограничения. Все кто может просмотреть документ, это потребители, исполнители и соучастники данной задачи. Т.е. если Вы имеете отношение к задаче -у вас доступ есть. Не имеете – нет. Это справедливо.
Картинки, общие документы для всех и т.д. должны находиться на корпоративном web-портале, а не в задачах.
Коллекции чужих документов извне также привязываются к задачам. Документы становятся видимы для других участников задачи, если надо.

В дополнение часто многие помнят период разработки документа. Обновляемые задачи, переносятся в рамках проекта, перенося ссылки на документы, в которых обновляют данные. Можно создавать новые документы на шаблонах старых. Тогда ссылки старых остаются в старых задачах, не плодя копий и не путаясь с текущими оригиналами. Последняя версия документа всегда прибита к задаче. Очень удобно.


Tags: Бизнес, Технологии
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 0 comments