?

Log in

No account? Create an account

Did. Создаю себе впечатления

English version: http://livethinkers.blogspot.com/


Previous Entry Share Next Entry
Электронная система задач.
did


Имея свой взгляд на неэффективность использования времени людей и памяти у руководителей – я считаю, что должен быть менеджер-координатор и электронная система задач и протокола.
Имея кучу совещаний и протоколов, руководители не могут рационально и быстро сами формулировать задачи, сроки, координируя их с процессами проектов и  отслеживая их исполнение и сроки.

1.    Бумажные протоколы – очень неэффективны, их надо согласовывать, иначе не понятно,правильно ли сформулировано. Нельзя редактировать, если получено согласование хотя бы одного участника. Он теряется в бумаге на столе и не имеет  напоминаний.
2.    Протоколы по email,- конечно напоминает при приходе, что он есть и можно посмотреть что надо сделать, но не понятно, в каком виде и кому передать решение, также не видно кто потребитель решения задачи. Нет напоминаний. Задачи всех в куче.
3.    Электронная система задач :
  • a.    оперативна и напоминает  о каждой задаче именно исполнителю
  • b.    информативна, объединяет задачи разных протоколов для исполнителя
  • c.    редактируема, и оповещает об изменениях, решениях задачи,
  • d.    рациональна, возвращает неудовлетворительное исполнение,
  • e.    отслеживаема, позволяет отслеживать неисполнение заранее,
  • f.    эффективна, решение попадает пря потребителю решения
  • g.    из нее может формироваться протокол спорных мест, невыполений для дальнейших обсуждений и решений на совещании.
  •     доступна удаленно.
  •     проста: делается в outlook
Функции координатора системы задач
Формулирует и рассылает задачи с совещаний.
Привязка задач и решения к стратегическим проектам.
Модерация задач и решений, использования решений
Привязка и систематизация документов к проектам.
Отслеживание исполнений
Формирование протокола
Сторонний предарбитр (арбитр – гендир) спорных ситуаций исполнителя и потребителя.

Задачи Outlook
Также часто сотрудник задействован в нескольких протоколах. Конкретные задачи, которые скидывает координатор исполнителю, видны исполнителю и он не теряет время на прочесывание протоколов. Задачи могут быть делегированы далее.
Задачи, которые рассылаются со сроками в outlook исполнителям и есть основа для протокола. Задачи уходят в копии и к потребителям решений задач, которые могут конкретизировать задачу: дополнить, уточнить в каком виде нужно решение.

Напоминание Outlook:
Автонапоминание нерешенных задач в зависимости от их сроков с выбором «напомнить через…», «написать, позвонить», «открыть задачу»

Потребитель решения задачи

Это нужно чтобы исполнитель работал не для протокола, а для применения его решения.
Ведь все решают задачи не для генерального директора, который ставит задачи, а для того, чтобы решения задач можно было использовать далее.
Должен быть потребитель решения, их может быть несколько и это важно.
Постановщик задачи – это координатор, но от имени потребителей. При всех изменениях задач, автоматом оповещается координатор, который модерирует эти изменения.

Решения задач

Решеная задача уходит потребителям решения и в копии координатору. К задаче могут прикрепляться письма и файлы, как входящие с задачей, так и исходящие с решением.
Первые 5-ть строк содержания решения, жирным шрифтом, уходит в протокол, это может быть либо:
•    тезисы решения
•    краткие тезисы переписки для арбитража
•    причины не решения задач, который войдет в протокол.
В решении должны быть документы, которые позже размещает координатор в проекте в общем доступе с правами.

Неудовлетворительное решение

Потребитель информации может вернуть задачу, указав недоработки, тогда задача считается неисполненной.. Прочитанное, но не акцептованное в течении суток (акцептовать можно кнопкой «принято») решение считается акцептованным. На совещаниях может быть арбитраж.

Электронный протокол
Протокол электронный, это сборник задач по теме или тэгу «совещание такое-то». Протокол открыт для общего чтения. Согласования не происходит, зачем, если есть рассылка задач руководителям или исполнителям, которые если не согласны с формулировкой ее меняют в общем календаре своих задач, под модераторством координатора.

Исполнение протокола
За день или с утра в день совещания рассылается собранный из задач и их решений, индивидуальный протокол, чтобы готовясь к совещанию, и только те задачи, которые относятся к участнику (и где он исполнитель, он потребитель, он в рабочей группе)
•    люди не теряли время на полной версии, знакомясь пробегая только по своим пунктам
•    могли решить оперативно свои задачи, обновить записи, так как время еще есть.
•    ведущий совещания может не собирая совещания, прочитав решения, принять последующие решения и инициировать новые задачи для потребителей решений задач протокола, тем самым давая указания как использовать полученные решения задач. В копию координатору.
•    Обсуждение уже новых решений на совещании. Если есть несогласие нового исполнителя – арбитраж на совещании.
Также протокол сформулирован так, что сгруппирован по тематике, и первыми идут решенные задачи, чтобы сразу обсудить сроки последующих решений , а позже идут решения с не горящими сроками.

Докрепление
Кстати, если это сборник задач, то к совещанию могут докрепляться автоматом невыполненные задачи исполнителей (допустим при просрочке в более 3 дней), которые будут присутствовать на совещании, для сведения. Руководитель подразделения становится заинтересованным и в закрытии задач своих исполнителей, чтобы это не сверкалось на более высоком совещании