did (did) wrote,
did
did

Электронная система задач.



Имея свой взгляд на неэффективность использования времени людей и памяти у руководителей – я считаю, что должен быть менеджер-координатор и электронная система задач и протокола.
Имея кучу совещаний и протоколов, руководители не могут рационально и быстро сами формулировать задачи, сроки, координируя их с процессами проектов и  отслеживая их исполнение и сроки.

1.    Бумажные протоколы – очень неэффективны, их надо согласовывать, иначе не понятно,правильно ли сформулировано. Нельзя редактировать, если получено согласование хотя бы одного участника. Он теряется в бумаге на столе и не имеет  напоминаний.
2.    Протоколы по email,- конечно напоминает при приходе, что он есть и можно посмотреть что надо сделать, но не понятно, в каком виде и кому передать решение, также не видно кто потребитель решения задачи. Нет напоминаний. Задачи всех в куче.
3.    Электронная система задач :
  • a.    оперативна и напоминает  о каждой задаче именно исполнителю
  • b.    информативна, объединяет задачи разных протоколов для исполнителя
  • c.    редактируема, и оповещает об изменениях, решениях задачи,
  • d.    рациональна, возвращает неудовлетворительное исполнение,
  • e.    отслеживаема, позволяет отслеживать неисполнение заранее,
  • f.    эффективна, решение попадает пря потребителю решения
  • g.    из нее может формироваться протокол спорных мест, невыполений для дальнейших обсуждений и решений на совещании.
  •     доступна удаленно.
  •     проста: делается в outlook
Функции координатора системы задач
Формулирует и рассылает задачи с совещаний.
Привязка задач и решения к стратегическим проектам.
Модерация задач и решений, использования решений
Привязка и систематизация документов к проектам.
Отслеживание исполнений
Формирование протокола
Сторонний предарбитр (арбитр – гендир) спорных ситуаций исполнителя и потребителя.

Задачи Outlook
Также часто сотрудник задействован в нескольких протоколах. Конкретные задачи, которые скидывает координатор исполнителю, видны исполнителю и он не теряет время на прочесывание протоколов. Задачи могут быть делегированы далее.
Задачи, которые рассылаются со сроками в outlook исполнителям и есть основа для протокола. Задачи уходят в копии и к потребителям решений задач, которые могут конкретизировать задачу: дополнить, уточнить в каком виде нужно решение.

Напоминание Outlook:
Автонапоминание нерешенных задач в зависимости от их сроков с выбором «напомнить через…», «написать, позвонить», «открыть задачу»

Потребитель решения задачи

Это нужно чтобы исполнитель работал не для протокола, а для применения его решения.
Ведь все решают задачи не для генерального директора, который ставит задачи, а для того, чтобы решения задач можно было использовать далее.
Должен быть потребитель решения, их может быть несколько и это важно.
Постановщик задачи – это координатор, но от имени потребителей. При всех изменениях задач, автоматом оповещается координатор, который модерирует эти изменения.

Решения задач

Решеная задача уходит потребителям решения и в копии координатору. К задаче могут прикрепляться письма и файлы, как входящие с задачей, так и исходящие с решением.
Первые 5-ть строк содержания решения, жирным шрифтом, уходит в протокол, это может быть либо:
•    тезисы решения
•    краткие тезисы переписки для арбитража
•    причины не решения задач, который войдет в протокол.
В решении должны быть документы, которые позже размещает координатор в проекте в общем доступе с правами.

Неудовлетворительное решение

Потребитель информации может вернуть задачу, указав недоработки, тогда задача считается неисполненной.. Прочитанное, но не акцептованное в течении суток (акцептовать можно кнопкой «принято») решение считается акцептованным. На совещаниях может быть арбитраж.

Электронный протокол
Протокол электронный, это сборник задач по теме или тэгу «совещание такое-то». Протокол открыт для общего чтения. Согласования не происходит, зачем, если есть рассылка задач руководителям или исполнителям, которые если не согласны с формулировкой ее меняют в общем календаре своих задач, под модераторством координатора.

Исполнение протокола
За день или с утра в день совещания рассылается собранный из задач и их решений, индивидуальный протокол, чтобы готовясь к совещанию, и только те задачи, которые относятся к участнику (и где он исполнитель, он потребитель, он в рабочей группе)
•    люди не теряли время на полной версии, знакомясь пробегая только по своим пунктам
•    могли решить оперативно свои задачи, обновить записи, так как время еще есть.
•    ведущий совещания может не собирая совещания, прочитав решения, принять последующие решения и инициировать новые задачи для потребителей решений задач протокола, тем самым давая указания как использовать полученные решения задач. В копию координатору.
•    Обсуждение уже новых решений на совещании. Если есть несогласие нового исполнителя – арбитраж на совещании.
Также протокол сформулирован так, что сгруппирован по тематике, и первыми идут решенные задачи, чтобы сразу обсудить сроки последующих решений , а позже идут решения с не горящими сроками.

Докрепление
Кстати, если это сборник задач, то к совещанию могут докрепляться автоматом невыполненные задачи исполнителей (допустим при просрочке в более 3 дней), которые будут присутствовать на совещании, для сведения. Руководитель подразделения становится заинтересованным и в закрытии задач своих исполнителей, чтобы это не сверкалось на более высоком совещании
Tags: Бизнес, Технологии
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 0 comments