?

Log in

No account? Create an account

Did. Создаю себе впечатления

English version: http://livethinkers.blogspot.com/


Система ключевых показателей
did



Я разделил любую компанию на функциональные группы:
• Реализационная группа (продаж, маркетинга пиар, реклама)
• Производственная группа (производство, оптимизация, закупки, тендеры, инновации)
• Финансовая группа: (управленческого учета, экономистов-схемотехников, бухгалтерии, казначества),
• Инфраструктурная группа (кадры, юристы, секретариат, IT, безопасность, ахо) производства, развития.
Цели такие: Производить, Реализовывать, Управлять финансами, Обслуживать всех, кто это делает.

Считаю структуру идеальной. И гендир четко управляет 4-мя Замами (Коммерчесикй директор, Производственный директор, Финансовый директор и Сервис-директор, которые увязывают свои функциональные группы.

Если это группа компаний по функциям, которые разбиты именно функционально, то так:
Производственная компания
Реализационная компания
Инфраструктурная компания, которая теперь включает в себя и сильную финансовую группу, которая обслуживает всю группу компаний.

Очень часто они знают свои функции и даже их выполняют, но не знают для чего, кому и зачем, поэтому нет понимания в каком виде предоставлять. Нет общей системы. По идее этим должны заниматься IT и развитие (или оптимизация процессов). Скоординированности нет никакой. Рационально, когда есть цели подразделения – разбитые на задачи, результатом которых пользуется другое подразделение.

Гендир – координатор и идеолог, он закрывает проблемные места и теребит руководителей функциональных групп.

Электронная система задач.
did


Имея свой взгляд на неэффективность использования времени людей и памяти у руководителей – я считаю, что должен быть менеджер-координатор и электронная система задач и протокола.
Имея кучу совещаний и протоколов, руководители не могут рационально и быстро сами формулировать задачи, сроки, координируя их с процессами проектов и  отслеживая их исполнение и сроки.

1.    Бумажные протоколы – очень неэффективны, их надо согласовывать, иначе не понятно,правильно ли сформулировано. Нельзя редактировать, если получено согласование хотя бы одного участника. Он теряется в бумаге на столе и не имеет  напоминаний.
2.    Протоколы по email,- конечно напоминает при приходе, что он есть и можно посмотреть что надо сделать, но не понятно, в каком виде и кому передать решение, также не видно кто потребитель решения задачи. Нет напоминаний. Задачи всех в куче.
3.    Электронная система задач :
  • a.    оперативна и напоминает  о каждой задаче именно исполнителю
  • b.    информативна, объединяет задачи разных протоколов для исполнителя
  • c.    редактируема, и оповещает об изменениях, решениях задачи,
  • d.    рациональна, возвращает неудовлетворительное исполнение,
  • e.    отслеживаема, позволяет отслеживать неисполнение заранее,
  • f.    эффективна, решение попадает пря потребителю решения
  • g.    из нее может формироваться протокол спорных мест, невыполений для дальнейших обсуждений и решений на совещании.
  •     доступна удаленно.
  •     проста: делается в outlook
Функции координатора системы задач
Формулирует и рассылает задачи с совещаний.
Привязка задач и решения к стратегическим проектам.
Модерация задач и решений, использования решений
Привязка и систематизация документов к проектам.
Отслеживание исполнений
Формирование протокола
Сторонний предарбитр (арбитр – гендир) спорных ситуаций исполнителя и потребителя.

Задачи Outlook
Также часто сотрудник задействован в нескольких протоколах. Конкретные задачи, которые скидывает координатор исполнителю, видны исполнителю и он не теряет время на прочесывание протоколов. Задачи могут быть делегированы далее.
Задачи, которые рассылаются со сроками в outlook исполнителям и есть основа для протокола. Задачи уходят в копии и к потребителям решений задач, которые могут конкретизировать задачу: дополнить, уточнить в каком виде нужно решение.

Напоминание Outlook:
Автонапоминание нерешенных задач в зависимости от их сроков с выбором «напомнить через…», «написать, позвонить», «открыть задачу»

Потребитель решения задачи

Это нужно чтобы исполнитель работал не для протокола, а для применения его решения.
Ведь все решают задачи не для генерального директора, который ставит задачи, а для того, чтобы решения задач можно было использовать далее.
Должен быть потребитель решения, их может быть несколько и это важно.
Постановщик задачи – это координатор, но от имени потребителей. При всех изменениях задач, автоматом оповещается координатор, который модерирует эти изменения.

Решения задач

Решеная задача уходит потребителям решения и в копии координатору. К задаче могут прикрепляться письма и файлы, как входящие с задачей, так и исходящие с решением.
Первые 5-ть строк содержания решения, жирным шрифтом, уходит в протокол, это может быть либо:
•    тезисы решения
•    краткие тезисы переписки для арбитража
•    причины не решения задач, который войдет в протокол.
В решении должны быть документы, которые позже размещает координатор в проекте в общем доступе с правами.

Неудовлетворительное решение

Потребитель информации может вернуть задачу, указав недоработки, тогда задача считается неисполненной.. Прочитанное, но не акцептованное в течении суток (акцептовать можно кнопкой «принято») решение считается акцептованным. На совещаниях может быть арбитраж.

Электронный протокол
Протокол электронный, это сборник задач по теме или тэгу «совещание такое-то». Протокол открыт для общего чтения. Согласования не происходит, зачем, если есть рассылка задач руководителям или исполнителям, которые если не согласны с формулировкой ее меняют в общем календаре своих задач, под модераторством координатора.

Исполнение протокола
За день или с утра в день совещания рассылается собранный из задач и их решений, индивидуальный протокол, чтобы готовясь к совещанию, и только те задачи, которые относятся к участнику (и где он исполнитель, он потребитель, он в рабочей группе)
•    люди не теряли время на полной версии, знакомясь пробегая только по своим пунктам
•    могли решить оперативно свои задачи, обновить записи, так как время еще есть.
•    ведущий совещания может не собирая совещания, прочитав решения, принять последующие решения и инициировать новые задачи для потребителей решений задач протокола, тем самым давая указания как использовать полученные решения задач. В копию координатору.
•    Обсуждение уже новых решений на совещании. Если есть несогласие нового исполнителя – арбитраж на совещании.
Также протокол сформулирован так, что сгруппирован по тематике, и первыми идут решенные задачи, чтобы сразу обсудить сроки последующих решений , а позже идут решения с не горящими сроками.

Докрепление
Кстати, если это сборник задач, то к совещанию могут докрепляться автоматом невыполненные задачи исполнителей (допустим при просрочке в более 3 дней), которые будут присутствовать на совещании, для сведения. Руководитель подразделения становится заинтересованным и в закрытии задач своих исполнителей, чтобы это не сверкалось на более высоком совещании

Документооборот
did


Очень важный вопрос. Почти везде используется единый сервер, где захламляется годами нужными и ненужными документами, в добавок присоединяются варианты и версии документов, а также идентичные копии одного документа в разных папках, плюс в личных папках исполнителей документов. Через год такой сервер превращается в очень плохо организованный и неудобный.
В обычных системах создается папка «название отдела» и туда закидываются все документы этого отдела, через какое-то время папка становится несоразмерной и неоперабельной. Частый поиск в таких объемах медленный и неудобный.

Намного рациональнее иметь систему проектов, к задачам которых прикрепляются документы ссылками. К проекту прикрепляются основополагающие документы, регламенты и т.д., которые могут быть полезны на нескольких задачах. Или результирующие документы (полученные свидетельства, подписанные договора и тд).
Сами документы хранятся на безопасном сервере, без возможности сохранения на нем документов напрямую, не через задачи.
Плюс еще один, вы сразу привязываете документы, которые сейчас решили создать или нашли, к будущим задачам, которые еще не поставлены. И не плодятся документы чье предназначение не понятно, а позже не можете вспомнить. Часто что куча найденных в Интернете документов сохраняется на потом, а позже либо забывается, либо забывается где это искать. Рационально.

Документы редактируемы участниками задачи в любой момент, надо только найти проект, далее задачу, далее ссылку на документ внутри задачи.

Автоматом решается проблема совместного доступа и его ограничения. Все кто может просмотреть документ, это потребители, исполнители и соучастники данной задачи. Т.е. если Вы имеете отношение к задаче -у вас доступ есть. Не имеете – нет. Это справедливо.
Картинки, общие документы для всех и т.д. должны находиться на корпоративном web-портале, а не в задачах.
Коллекции чужих документов извне также привязываются к задачам. Документы становятся видимы для других участников задачи, если надо.

В дополнение часто многие помнят период разработки документа. Обновляемые задачи, переносятся в рамках проекта, перенося ссылки на документы, в которых обновляют данные. Можно создавать новые документы на шаблонах старых. Тогда ссылки старых остаются в старых задачах, не плодя копий и не путаясь с текущими оригиналами. Последняя версия документа всегда прибита к задаче. Очень удобно.



Видео Конференция вместо совещаний
did


Большая куча людей сидит на совещаниях и теряет время на прослушивание не своих вопросов, не занимается прямыми своими обязанностями.А часто ради одного своего вопроса сидит час или более. Посчитал, что средняя ЗП одного сотрудника в 60 тысяч рублей – это 350 рублей/час. Совещание – это как правило от 3-х человек, т.е. если их собрать то компания теряет около 1000 рублей в час с трех сотрудников за то, что они сидят на совещании и не участвуют в чужих вопросах.

Очень удобна локальная видеосвязь и громкая телефонная связь в переговорной, чтобы не отрывать руководителей от рабочего места, подключая и отключая рабочие группы в ходе совещания. Когда количество заинтересованных более 2х человек.
1.    Это экономит переговорки и ускоряет совещания.
2.    Совещания можно оптимизировать создавая мини видеосовещания по мере поступления решения или задач.
3.    Многие свои встречи с внешними людьми и своими сотрудниками можно проводить параллельно совещанию, отвлекаясь только тогда, когда вас вызывают.
4.    Можно быстро и просто присоединить любого исполнителя, который может понадобится для вопроса.
5.    Можно быстро и просто вызвать группу людей (отдел), которым надо довести информацию
6.    Можно параллельно совещанию делегировать только что поставленную задачу подчиненных

Кстати, установка камер, хэндсфри (или микрофон и колонки) и конференц-программы значительно дешевле, чем оплата пустого времени кучи сотрудников, которые час проведут на совещании не занимаясь ничем.  У многих камеры, микрофон и разъем под наушники есть давно в ноутбуках. Тогда решается вопрос удаленного участия в совещаниях: в машине, на обеде, на объектах, в командировках.

Плюс такая интеграция дает плюс компьютерного набора номера, а не с телефона, а значит набор быстрее из адресной книги и самое ценное, можно установить автодозвон при появлении на месте и напоминания.

Удобства.
«В очередь» - это ставится желаемый контакт, как только он появляется на месте, то видит кто его вызывает, выбирает приоритет ответов. Если инициатор уходит (следится по заставке и движению мыши – то в очередь гаснет, но не пропадает, получатель может  поставить «ожидание инициатора»)

Еще удобство, при конференции настраивается инфополе, где указан обсуждаемый вопрос (при нажатии на который идет вызов или мигание для внимания участников данной задачи). А пока идет совещание, свободные участники, могут параллельно общаться в автономном режиме между собой, выключив звук своего автономного диалога для совещания.
Вызвать или оторвать их можно всегда, либо вызовом, либо постановкой себя к нему в очередь разговора.

«Есть комментарии» - флажок, чтобы сторонний участник слушая совещание удаленно, мог добавить к обсуждению

Софт должен быть умным к плохим каналам, и уметь:
  • сокращать ненужные видеопотоки во благо нужных: ненужные – это неучастники данного вопроса, возможно даже до скриншотов, вместо видео, во благо голосу.
  • должна быть удобная интеграция с адресной книгой outlook, все вызовы кликая по контактам.
  • программа с прозрачным задним фоном, окна плавающие свободно по экрану если надо, меняют размер, востанавливаются
  • видеоокна с иконками-кнопками обсуждающих вопрос участников должны быть выделены (зеленый лампа) и собраны рядом, при переходе вопроса, окна пересобираются автоматом.
  • инфопанель:
  1. o    для вопросов протокола, с управлением (next) и (back),
  2. o    должна уметь сортировать вопросы по исполнителю, по сроку
  3. o    иметь действие (arhieve) и (in work)
  4. o    имеет счетчик оставшихся вопросов до вопроса участника
  5. o    оповещает выскакиванием и фиксацией видеоокна ведущего и микса эфира за 2 и 1 вопрос до вопроса участника (умный подсчет в зависимости от сортировки ведущего)
  6. o    сигнализирует и миксует микрофон участника в эфир, если вызван вопрос, где он участник
  •  каждый участник совещания может:
  1. o    присоединиться в любой момент совещания
  2. o    запустить голосование «да, нет, воздержусь» и видеть результат «кулак с пальцем» на каждом видеоокне, и общую online статистику в инфопанели
  3. o    во время обсуждения выразить отношение к решению иконками-голосовалками. У всех это будет видно.
  4. o    написать сообщение (иконка: message) участнику, у получателя popup, в текстчат можно присоединить любого участника. Но не более 4-ех сообщений в 5 минут. (целесообразность под вопросом)
  5. o    добавлять любые контакты (add) себе к автономному видеочату по клику на участника или адресной книги, новый диалог не миксуется к голосовому каналу совещания (авто-mute)
  6. o    присоединить к совещанию в любое время любой контакт (add to meeting)
  7. o    добавить иконку-кнопку (some comments) и моргать
  8. o    может вклиниться в обсуждение, даже если он не участник вопроса включив (on-air)
  9. o    по клику увеличивать любых участников текущего чата (zoom) , или одного ведущего (one), уменьшая  и  автоперемещая остальных (4 уровня: весь экран, крупно, средне, мелко)
  10. o    вызвать группу участников вопроса звонком (call) (если участник занят в другом чате звонок ставится «в очередь»)
  11. o    иконка (want quit), чтобы ведущий мог отсортировать вопросы по данному участнику в первую очередь
  •    ведущий имеет возможность:
  1. o    обшего вызова всех участников на совещание (Call 'em all )
  2. o    приоритетный вызов группы по одному вопросу на совещание, нажав на вопрос в инфопанели (call team )
  3. o    приоритетный вызов любого контакта (call)
  4. o    общего внимания «Attention» (без закрытия автономных чатов, выскакивания его видеоокна и микса голосового канала в эфир  (его голос +участников совещания)
  • записывается для дальнейшего разбора для координатора и в архив. Дробится по вопросам, ссылку на конференцию можно привязать к проекту.
(В новом своем офисе надо устанавливать гигабитный ethernet и желательно проекторы большого разрешения на стену в переговорных).

Экономика конференцсвязи
Так вот web usb камера примитивная стоит 400-500 рублей, есть почти в каждом ноутбуке.
1.    Минимальный набор:
  • •    вебкамера 450р + проводная гарнитура 150р = от  600р/комплект
2.    Проводной комплект:
  • •    Телефон с камерой 2300р
3.    Безпроводной комплеки:
  • •    вебкамера 450р + bluetooth гарнитура 500р + Bluetooth приемник 400р = от 1350 р/комплекс
4.    Безпроводной комплект, совместный наушник и для мобильного и для конференций и skype :
  • •    вебкамера 450р + dual bluetooth гарнитура (platronics 510) 2000р + Bluetooth приемник 400р = 3000 р/комплекс
  • •    вебкамера 450р + platronics 510 + usb dongle 3500р = 4000р/комплект
5.    Беспроводной комплект, совместный наушник и для мобильного и для

Трафик локальный – бесплатный. Софт либо бесплатен (scype, ichat), либо немного стоит (ooVoo, думаю до 1000 долларов на всю компанию), либо пишется под заказ (он примитивный поэтому 2000 $)

В итоге: 
•    получили современный офис, мобильный, вне зависимости от места участника, если есть ноут и wifi или gprs
•    получили систему конференц связи (обычный телефон не позволяет устраивать конференции 2х или более)
•    люди присутствуют на своих минисовещаниях, не сидя на общих, тратя время и деньги компании
•    получили компьютерный автодозвон (и удобную «звонок в очередь»)
•    присутствие 10-ти человек на совещании 2 раза в неделю с усредненной ЗП в 60тр = 27тр потери компании из-за сидения сотрудников на совещаниях и ожидающих своих вопросов.